Billing, Cancellation & Refund Policy

Effective August 4, 2026 · AI Custom Solutions, a brand of MAGIN LLC

The short version. The build is invoiced by milestone; the ongoing service is invoiced monthly, due in the first five business days. The term is 12 months and renews automatically; leaving early without cause costs two monthly payments, and not renewing needs 60 days' notice. Whatever you paid for is yours, and you get your data on the way out.

1. How an engagement is priced

Every engagement has two parts, and they are billed differently:

Part	How it's billed
The build — designing your system and putting it into production	A fixed price, invoiced against the milestones written into your agreement. Work on each stage starts when the previous one is paid.
The ongoing service — hosting, monitoring, support, and improvements	A fixed monthly fee, starting the month your system enters production.

Your agreement states both numbers. We do not bill by the hour, and we do not send surprise invoices: anything outside your agreed scope is quoted and approved in writing before we do it.

2. Billing cycle

Monthly fees are invoiced in advance for the period.
Payment is due within the first five business days of the period.
All amounts are in U.S. dollars and exclude any taxes that apply.
Invoices and receipts are sent by email automatically. Charges from us appear on your statement as MAGIN LLC.

3. How to pay

Bank transfer (ACH) — our preferred method for any amount above $1,000. No fee to you.
Credit or debit card — accepted, processed by Stripe. We never see or store your full card number.
Check — accepted on request.

You can pay each invoice as it arrives, or authorize us to charge your saved method automatically on the due date. Automatic charging is optional, always disclosed on the invoice, and you can turn it off at any time.

4. Late payment

Overdue amounts accrue interest at 1.5% per month from the due date, as stated in your agreement.

If an invoice goes unpaid, we contact you before we do anything else. Service is only suspended after written notice and a reasonable chance to fix it, and we never suspend a system without telling a human being first. Suspension does not delete anything: your data stays intact and the system is restored when the account is current.

5. Price changes

Your monthly fee is fixed for the term. It can change in two situations, both of them agreed in writing:

At renewal — we give at least 60 days' notice of any change before the term ends, so you always have time to decide.
On expansion — when a new area is added to the engagement, the fee is adjusted to reflect it and that area starts a new 12-month term.

6. Cancellation and non-renewal

Not renewing

The term is 12 months and renews automatically. To stop it, give written notice at least 60 days before the end of the current term. No fee applies — you simply reach the end and stop.

Leaving early without cause

You can end the engagement at any time with written notice. Cancelling before the end of the term carries a fee of two monthly payments, and service continues through the notice period. That fee exists because our capacity is committed a year at a time; we take on very few clients precisely so each one gets real attention.

Leaving because we failed

If we are not delivering what your agreement says, tell us in writing. We have 30 days to fix it. If it isn't fixed, you leave immediately with no cancellation fee, and we refund any fee already paid for service you will not receive.

7. Refunds

Work already delivered is not refunded. Build milestones that have been completed and put into production are final.
The current month is not prorated on a cancellation without cause — the service was available for that period.
Fees paid in advance for service you will not receive are refunded, whether the engagement ends because we failed to perform or by mutual agreement.
Duplicate or erroneous charges are refunded in full, immediately, as soon as we confirm them. We do not make anyone argue for money we took by mistake.

Approved refunds are returned by the same method you paid with, normally within 10 business days.

8. What you keep when you leave

Whatever you have paid for is yours: the custom code, the configuration, and the documentation written for your operation. On termination we provide a full export of your data in a standard, usable format at no charge, and we cooperate reasonably in the handover.

We do not hold a client's system or data hostage over a billing dispute. Ever.

9. Questions about a charge

If something on an invoice doesn't look right, contact us first: aicustomsolutions@aicustomsolutions.network or WhatsApp (949) 274-3923. We answer billing questions within two business days and correct genuine errors immediately.

Coming to us is faster than a bank dispute, and it avoids a payment reversal interrupting a system your operation depends on while a claim is under review.

This policy works together with our Terms of Service. Where your signed agreement says something different, your agreement governs.

En corto. La construcción se factura por hitos; el servicio continuo se factura mensual y se paga en los primeros cinco días hábiles. El plazo es de 12 meses y se renueva solo; salirse antes sin causa cuesta dos mensualidades, y no renovar requiere avisar con 60 días. Lo que pagó es suyo, y al salir se lleva sus datos.

1. Cómo se cobra un servicio

Todo servicio tiene dos partes, y se facturan distinto:

Parte	Cómo se factura
La construcción — diseñar su sistema y ponerlo a producir	Precio fijo, facturado contra los hitos escritos en su acuerdo. Cada etapa arranca cuando la anterior está pagada.
El servicio continuo — alojamiento, vigilancia, soporte y mejoras	Cuota mensual fija, desde el mes en que su sistema entra en producción.

Su acuerdo dice las dos cifras. No cobramos por hora y no mandamos facturas sorpresa: todo lo que quede fuera del alcance acordado se cotiza y se aprueba por escrito antes de hacerlo.

2. Ciclo de facturación

La cuota mensual se factura por anticipado del periodo.
El pago vence dentro de los primeros cinco días hábiles del periodo.
Todos los importes son en dólares estadounidenses y no incluyen los impuestos que apliquen.
Las facturas y los recibos se envían por correo automáticamente. Los cargos aparecen en su estado de cuenta como MAGIN LLC.

3. Formas de pago

Transferencia bancaria (ACH) — nuestro método preferido para cualquier importe superior a $1,000. Sin costo para usted.
Tarjeta de crédito o débito — aceptada, procesada por Stripe. Nunca vemos ni guardamos su número completo.
Cheque — aceptado si lo pide.

Puede pagar cada factura cuando llega, o autorizarnos a cobrar su método guardado automáticamente en la fecha de vencimiento. El cobro automático es opcional, siempre se avisa en la factura y puede desactivarlo cuando quiera.

4. Pagos vencidos

Lo vencido genera intereses del 1.5% mensual desde la fecha de vencimiento, según su acuerdo.

Si una factura queda sin pagar, lo contactamos antes de hacer cualquier otra cosa. El servicio solo se suspende tras aviso por escrito y una oportunidad razonable de resolverlo, y nunca suspendemos un sistema sin hablar antes con una persona. Suspender no borra nada: sus datos quedan intactos y el sistema se restablece al ponerse al corriente.

5. Cambios de precio

Su cuota mensual es fija durante el plazo. Puede cambiar en dos situaciones, ambas acordadas por escrito:

Al renovar — avisamos cualquier cambio con al menos 60 días antes de que termine el plazo, para que siempre tenga tiempo de decidir.
Al ampliar — cuando se suma un área nueva, la cuota se ajusta y esa área arranca un plazo nuevo de 12 meses.

6. Cancelación y no renovación

No renovar

El plazo es de 12 meses y se renueva solo. Para detenerlo, avise por escrito con al menos 60 días de anticipación al final del plazo en curso. No hay penalización: simplemente se llega al final y se para.

Salirse antes sin causa

Puede terminar cuando quiera avisando por escrito. Cancelar antes del final del plazo tiene una penalización de dos mensualidades, y el servicio sigue durante el periodo de aviso. Esa penalización existe porque nuestra capacidad se compromete de año en año; tomamos muy pocos clientes justamente para que cada uno reciba atención de verdad.

Salirse porque fallamos

Si no estamos entregando lo que dice su acuerdo, dígalo por escrito. Tenemos 30 días para corregirlo. Si no se corrige, usted sale de inmediato y sin penalización, y le devolvemos lo ya pagado por servicio que no va a recibir.

7. Reembolsos

El trabajo ya entregado no se reembolsa. Los hitos de construcción terminados y puestos en producción son definitivos.
El mes en curso no se prorratea en una cancelación sin causa: el servicio estuvo disponible ese periodo.
Lo pagado por adelantado por servicio que no va a recibir sí se devuelve, ya sea porque nosotros fallamos o por acuerdo mutuo.
Los cargos duplicados o erróneos se devuelven completos, de inmediato, en cuanto los confirmamos. Nadie tiene que pelear por un dinero que cobramos por error.

Los reembolsos aprobados se devuelven por el mismo medio de pago, normalmente en 10 días hábiles.

8. Qué se lleva al salir

Lo que ya pagó es suyo: el código a la medida, la configuración y la documentación escrita para su operación. Al terminar entregamos una exportación completa de sus datos en formato estándar y utilizable, sin costo, y colaboramos razonablemente en el traspaso.

Nunca retenemos el sistema ni los datos de un cliente por una discusión de cobro. Nunca.

9. Dudas sobre un cobro

Si algo de una factura no cuadra, contáctenos primero: aicustomsolutions@aicustomsolutions.network o WhatsApp (949) 274-3923. Respondemos dudas de cobro en dos días hábiles y corregimos los errores reales de inmediato.

Hablar con nosotros es más rápido que una disputa con el banco, y evita que una reversión de pago interrumpa un sistema del que depende su operación mientras se resuelve el reclamo.

Esta política funciona junto con nuestros Términos del servicio. Donde su acuerdo firmado diga otra cosa, manda su acuerdo.

Billing & Cancellation